CEDOC
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
DEPTO. LEGAL Y FINANCIERO

INFORMACIÓN GENERAL

El departamento apoya a la totalidad de los proyectos y programas que se llevan a cabo en la Fundación, prestando servicios como asesoría legal en todo lo relacionado a contratación de colaboradores y proveedores, apoyo administrativo y financiero y supervisión en ejecución presupuestal, ciñéndose a las normas vigentes y conciliando con los requerimientos estipulados en convenios y proyectos.

DESCRIPCIÓN

El Departamento legal y financiero constituye en sí mismo la Subdirección Legal y Financiera de la Fundación. De él hace parte la Coordinación Financiera, la Oficina de Asesoría Legal y de Proyectos, la Oficina de Presupuestos, el Archivo Central y la Administración del Edificio.

Estas dependencias, aunque con funciones claramente distinguidas, funcionan como un solo ente, que coordinadamente respalda la ejecución de cada proyecto que lleva a cabo la Fundación, en convenio con las distintas entidades gubernamentales y particulares que lo requieren.


Alberto Sanabria

Subdirector Legal y Financiero

alberto@fundalectura.org.co

Ext. 103

Martha Lucía Garay Ramos

Coordinadora Financiera

martha@fundalectura.org.co

Ext. 113

Johanni Pedraza

Asistente Financiero y Contable

johanni@fundalectura.org.co

Ext. 122

Carolina Vigoya

Asesora Legal

carolina@fundalectura.org.co

Ext. 120

Mónica Paola Moreno

Asesora administrativa y de procesos

monica@fundalectura.org.co

Ext. 223

Maria Cristina Duque

Auxiliar administrativa

cristina@fundalcetura.org.co

Ext.124

Luisa Fernanda Soto

Auxiliar de archivo

luisafernanda@fundalectura.org.co

Ext.102

Milton José Forero

Administrador edificio

milton@fundalectura.org.co

Ext.108


PREGUNTAS FRECUENTES

Como proveedor ¿Qué documentos son necesarios para el trámite y pago de una factura?

· Si el proveedor es NUEVO, debe anexar:

PERSONAS NATURALES

Fotocopia de cédula de ciudadanía al 150%, por ambas caras

Fotocopia del RUT vigente y legible

Si posee cuenta de ahorros para hacer el pago de la(s) factura(s) vía transferencia electrónica, debe anexar una certificación no mayor a treinta (30) días calendario de dicha cuenta, de la cual DEBE ser titular. No se admiten cuentas bancarias de terceros.

PERSONAS JURÍDICAS

Certificado de existencia y representación legal

Fotocopia del RUT vigente y legible

Certificación de la cuenta bancaria a la cual se hará la transferencia de fondos, no mayor a treinta (30) días

NOTA: si el proveedor, ya sea una persona natural o jurídica, no presenta certificación bancaria por cualquier motivo, se girará un cheque a nombre de ese proveedor, el cual deberá ser reclamado en las oficinas de Fundalectura en Bogotá.

· Si el proveedor es ANTIGUO, solamente debe presentar factura original.

NOTA: las personas naturales DEBEN presentar original de la factura, correctamente diligenciada y firmada en original. No se admiten fotocopias, ni facturas escaneadas.

¿Hasta qué fecha tengo plazo de radicar mi factura?

Las facturas se recibirán ÚNICAMENTE hasta el último día hábil de cada mes.

¿Cuándo se pagan las facturas?

Teniendo en cuenta las normas vigentes, se hacen los pagos según los siguientes criterios:

30 días calendario para régimen común contados a partir de la fecha de radicación de la factura

15 días calendario para régimen simplificado contados a partir de la fecha de radicación de la factura

El pago se realiza el viernes siguiente a la fecha en la que se cumple este plazo.

NOTA: el pago a través de cheque y efectivo se realiza ÚNICAMENTE los días viernes de 2.00 P.M. a 5.00 P.M en la oficina de contabilidad (Tercer piso) en las instalaciones de Fundalectura. Para reclamar el pago (cheque o efectivo) debe presentarse personalmente (persona natural) con el original de su cédula de ciudadanía, o con carta de autorización para cobro y sello de la empresa (persona jurídica). Solo en casos de fuerza mayor se analizará la posibilidad de entregar el pago a un tercero (persona natural), cumpliendo debidamente algunos requisitos, lo cual debe ser revisado y aprobado con anterioridad por el Subdirector Legal y Financiero en acuerdo con la Coordinadora Financiera, sin excepción.

¿Cómo verifico el pago de mi factura?

Puede comunicarse con el señor Johanni Pedraza a la extensión 122, los días jueves en horario de 2.00 p.m. a 5.00 p.m. para constatar la programación de su pago, o verificar en que parte del proceso está el trámite de pago de su factura (hay que tener presente que este proceso consta de cuatro pasos: radicación, aprobación por parte del supervisor del contrato, contabilización y pago o giro de cheque).

Si tengo dudas con respecto a la cantidad pagada, descuentos, impuestos y demás relacionados con el trámite de pago de mi factura ¿Cómo puedo aclarar esta información?

Una vez que usted haya recibido su pago, puede comunicarse con el señor Johanni Pedraza a la extensión 122, los días lunes en horario de 9.00 a.m. a 12.00 m, para la aclaración del procedimiento de pago.

¿Cómo puedo solicitar el certificado de retenciones realizadas por Fundalectura?

Este certificado es un documento necesario para la declaración de renta que se realiza regularmente en el mes de Abril de cada año. Para solicitarlo, debe enviar un correo con el asunto "Solicitud certificado de retención NOMBRE EMPRESA” a johanni@fundalectura.org.co o a martha@fundalectura.org.co. , en el cual deben incluir NIT y RAZÓN SOCIAL COMPLETA de la empresa o persona que lo solicita. Se aconseja que este trámite se haga con por lo menos un (1) mes de anticipación.